●学習予定日月日● 2.2 ●学習日月日● 避けたい語法 ●学習のポイント● 避けたい語法 > 一文中に同じことばが重複して使われている。 > 読み手に違和感を与える表現の重複。 > 稚拙な印象を与える同音のことばの繰り返し。 > ことわざや言い古された紋切り型表現。 > 読み手が親しみをもてない文語調の表現。 > 認知されていないカタカナ語。 > ビジネス上での文書における，くだけすぎる表現。 > 意図が明確に伝わらない二重否定。 2.2.1 一文中に同じことばは繰り返さない文の中に，同じことばが繰り返し出てくることがあります。たとえば次のような場合です。悪い例以前の説明書は文字が多かったが，最近の説明書は図が多くなっている。書いているときはあまり気がつかないものですが，読み返してみると少々気になります。読み手にしてみると何度も同じことを読まされているようで，かなりうるさい感じをもつでしょう。このような場合は，重複していることばのどちらかをけずる，別のことばに置き換える，あるいは全体をまったく別の表現に書き換えるなどして，端的に意味がわかるように整理します。 40 Ｃ 2007 JMAM ○ 良い例以前の説明書は文字が多かったが，最近は図が多くなっている。これでことばの繰り返しはなくなりました。読み手を疲れさせるだけの，同じことばの繰り返しは避けるようにします。 2.2.2 同じ意味のことばは繰り返さない会議などの席上で，「今の現状を申しあげますと……」という発言をよく耳にします。「今」と「現状」は同じような意味のことばなので，会話ではあまり気にならなくても文章にするとたいへん気になるものです。文の中では，同じ意味をもつことばを重複して使わないようにします。ことばの意味を正確にとらえ，読み手に違和感を与えない文章を書くように心がけましょう。重複した表現と正しい表現をいくつか挙げておきますので，参考にしてください。悪い例良い例 >後で後悔する >後悔する／あとで悔やむ >あらかじめ予定していた >予定していた／あらかじめ決めていた >いまだに未解決 >今も未解決／まだ解決していない >今の現状 >現状／現在の状態 >炎天下のもと >炎天下／炎天のもと >50分間の間 >50分間／50分の間 >辞意の意向 >辞意／辞職の意向 >受注を受ける >受注する／注文を受ける >慎重に熟慮する >熟慮する／慎重に考える >被害を被る >損害を被る／被害を受ける 41 Ｃ 2007 JMAM ○ ●学習予定日月日● 4.2 ●学習日月日● ビジネス文書の構成を理解する ●学習のポイント● ビジネス文書の基本書式とフォーマット > ビジネス文書では，横書きが一般的である理由を知り，特に儀礼性の高い社外文書には，縦書きが用いられることを理解する。 > 前付け・本文・付記から構成されるビジネス文書のフォーマットの基本型を覚えておき，マナーにかなった文書を作る。 4.2.1 横書きと縦書きのちがい文書には横書きと縦書きがありますが，ビジネス文書では一般に横書きが多く用いられます。その理由として，次のようなことが考えられます。横書きの利点 ①縦書きよりも速く書いたり，読んだりできる。 ②ビジネスの国際化にともない，欧文や算用数字（アラビア数字）が多く用いられるようになった。 ③パソコンの画面表示と同じ横書きが自然な形となった。 ④左とじになるので，めくりやすい。例外として，役員の交代，支店などの開設・開業といった改まったあいさつ状や，契約書など法的拘束力の強い文書などには，縦書きが見受けられます。一般に，能率性を重んじる文書は横書き，特に儀礼性の高い改まった社外文書や法律により一定の書式が定められている文書は縦書きと，大まかに区別されています。しかし，ファイリングなど管理面の合理化から，ごく一部の例外を除いて，横書きの文書に統一している場合が多いようです。 100 Ｃ 2007 JMAM ○ 4.2.2 フォーマットの基本型を覚えるビジネス文書には，いくつかの作成上のルールがあります。ここではその１つである基本書式を具体的な形にしたフォーマットを見ていきます。ビジネス文書のフォーマット（横書き・縦書き）の基本型を文例で示します。∼£の番号は，あとで説明する文書例の各項目の番号と一致しています。教育発第○○号平成××年10月1日 ¸ □□株式会社前人事部長山川昇様付け東京都港区芝公園３−１−22 能率ビル株式会社△△△△△△ 教育部長海野春夫Ë 「管理者教育の現状と方向性」講演会開催のご案内拝啓仲秋の候，貴社ますますご隆昌のこととお喜び申しあげます。平素は，格別のご厚情を賜り心より御礼申しあげます。さて，弊社では企業人を対象とした種々の教育事業を展開してまいりました。この度，その一環といたしまして，標記の講演会を下記の要領にて開催いた ¹ 本文したいと存じます。ご多忙中誠に恐縮でございますが，ご参加賜りますようお願い申しあげます。まずは取り急ぎご案内させていただきます。敬具記１．日時 11月５日（火曜日）午後１時30分∼午後３時２．場所本社10階大ホール３．テーマ「管理者教育の現状と方向性」なお，･･･････････････････････注：･････････････････････････ º ¡ 付添付資料･････････････････････記 ¢以上 £ 担当者：教育部第１課中野誠 Tel 03 （1234）△△△△ 101 Ｃ 2007 JMAM ○