download

Matakuliah
Tahun
: S0174 / Evaluasi dan Manajemen Proyek
: 01 Februari 2006
“IDENTIFIKASI DAN MONITORING
PROYEK”
KULIAH :
EVALUASI DAN MANAJEMEN PROYEK
(Evaluasi Proyek)
Dosen : Ir. Dwi Dinariana,MT
Pertemuan 17
1
IDENTIFIKASI
• Banyak pihak yang menyatakan bahwa dalam
merintis, menjalankan ataupun
mengembangkan suatu proyek harus
didasarkan pada perhitungan yang baik dan
benar serta dengan menggunakan teknik
evaluasi seperti lazim dipakai dalam
kebanyakan evaluasi proyek, yaitu perhitungan
atau analisis yang didasarkan pada penilaian:
a. analisis finansial,
b.analisis ekonomi,
c. analisis sosial,
d. analisis dampak lingkungan.
2
IDENTIFIKASI
• Untuk mencakup keempat hal tersebut pada
prinsipnya para analisis perlu pula mengidentifikasikan proyek berdasarkan tiga macam
pertanyaan sebagaimana berikut.
l. Apakah proyek tersebut secara teknis dapat
dilaksanakan (technically feasible)?
2. Apakah proyek tersebut secara ekonomis
menguntungkan (economically profitable)?
3. Apakah proyek tersebut secara sosial dapat
diterima oleh masyarakat (socially
acceptable)?
3
IDENTIFIKASI
• Dalam pelaksanaan suatu proyek terlebih dahulu
dilakukan studi awal dalam mengidentifikasi
persoalan-persoalan yang perlu dipertimbangakan
baik secara teknis, ekonomis, sosial, maupun
lingkungan.
• Beberapa hal yang menyangkut identifikasi dalam
kaitannya dengan studi awal proyek, memunculkan
beberapa aspek pertanyaan:
1. bagaimana identifikasi dapat dilakukan pada
berbagai masalah yang mungkin dapat diangkat
sebagai proyek yang bermanfaat bagi masyarakat
luas?
2. bagaimana identifikasi dapat dilakukan dengan
beberapa pilihan atas dasar skala prioritas
4
proyek?
• Untuk itu perlu diperhatikan dua hal yang
menjadi dasar pertimbangan studi awal untuk
identifikasi:
a. apakah usulan proyek yang akan dirumuskan
itu merupakan follow-up atau merupakan
kelanjutan dari proyek yang telah ada?
b. apakah usulan proyek itu merupakan usulan
proyek yang baru?
5
IDENTIFIKASI
• Kedua tipe usulan proyek ini memerlukan tahapan
pekerjaan yg relatif sama, hanya saja apabila proyek tsb
meneruskan proyek yg lama maka diperlukan tahap
review atas semua dokumen proyek, terutama evaluasi
proyek yg pernah dilaku-kan. Jadi di sini beberapa
pekerjaan yg perlu diperhatikan adl sbb.
1. Review dokumen proyek yang akan diusulkan untuk
diteruskan.
2. Kaitkan dengan kepentingan nasional atau regional
dan identifikasi kemungkinan kegiatan yang perlu
diteruskan.
6
3. Dari beberapa kemungkinan tersebut, identifikasikan
sampai seberapa besar instansi yang relevan ikut
dalam usulan proyek tersebut,
4. Buatlah penilaian sementara terhadap rencana
usulan proyek tersebut dengan cara with or without
project untuk masa mendatang.
5. Spesifikasikan lebih konkrit usulan proyek yang akan
diajukan, terutama dengan menjelaskan kendalakendala yang ada dan manfaat positif bila proyek
tersebut dilanjutkan atau dilaksanakan.
7
IDENTIFIKASI
• Untuk proyek pembangunan yang berkelanjutan
(sustainability), pemahaman dokumen proyek secara
keseluruhan sangatlah penting. Beberapa manfaat
proyek lanjutan ini adalah sbb:
1. Lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna
proyek yang telah ada.
2. Ada kelangsungan aktivitas dari proyek yang sudah
dibangun sebelumnya.
3. Proyek tidak menjadi sepotong-potong dan untuk
menyusun usulan relatif lebih mudah daripada
membuat usulan baru.
4. Biaya proyek relatif lebih murah.
8
IDENTIFIKASI
CONTOH
• Bila proyek yang akan diusulkan adalah proyek pertanian,
maka perlu dibahas beberapa hal, khususnya yang
berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut.
a. Diskripsi daerah proyek, khususnya uraian tentang
kendala sumber daya alam dan lingkungan (luas dan
penggunaaan lahan, irigasi, cuaca).
b.Diskripsi aktivitas ekonomi, baik kondisi ekonomi
petani maupun aktivitas ekonomi yang mempengaruhi
petani di dalam mengambil keputusan (keadaan pasar,
organisasi ekonomi, harga).
c. Diskripsi aktivitas sosial, baik kondisi sosial petani
maupun aktivitas sosial yang mempengaruhi petani di
dalam mengambil keputusan (organisasi sosial, adat
istiadat, resiko, don ketidakpastian).
9
d. Diskripsi kebijakan (policy) dan strategi yang ada
dan diterapkan oleh para pembuat keputusan.
e. Diskripsi, indikator ekonomi dan sosial yang
berkaitan dengan pengembangan proyek.
•
Khusus di dalam menuliskan diskripsi,
kebijaksanaan dan strategi, perlu dilihat terlebih
dahulu kebijakan dan strategi yang merupakan
penjabaran dari peraturan tersebut.
10
PEMBUATAN USULAN PROYEK
•
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat usulan proyek yaitu sbb:
1. Pentingnya proyek tersebut bagi kepentingan
nasional dan regional.
2. Perlu dijelaskan beberapa informasi yang
relevan dalam menjelaskan pentingnya dan
relevansinya dengan proyek tersebut.
3. Penetapan goals (tujuan umum yang ingin
dicapai) dan objectives (tujuan khusus atau
tujuan operasional yang ingin dicapai).
11
4
5
6
7
Mengidentifikasi komponen-komponen
proyek, baik komponen produksi, lembaga
pendukung, sosial ekonomi maupun
penjadwalan proyek.
Penetapan manajemen (pengelolaan)
proyek.
Penetapan estimasi biaya yang diperlukan.
Menuliskan tahapan pertama s/d keenam
tersebut dalam bentuk laporan yg nantinya
mungkin akan digunakan sebagai bahan
diskusi di antara anggota tim kerja, dengan
pimpinan atau sponsor.
12
PEMBUATAN USULAN PROYEK
(Penjelasan)
1. Pentingnya proyek tersebut bagi kepentingan nasional
dan regional. Perlu kiranya dirumuskan pentingnya
proyek tersebut bagi kepentingan nasional dan regional
(daerah).
Dalam menuliskan tujuan proyek dalam konteks
pembangunan daerah, maka hendaknya dilakukan
secara singkat dan jelas. Uraian tidak boleh terkesan
dibuat-buat (artificial), tetapi harus benar-benar
didasarkan pada kebutuhan (needs) masyarakat.
Variabel apa yang harus dituliskan sangat bergantung
pada jenis proyek. Bila proyek tersebut proyek irigasi
misalnya, maka variabel yang perlu dibahas adalah yang
berkaitan dengan proyek irigasi tersebut, seperti:
13
–
–
–
–
peningkatan produksi pertanian,
penyerapan tenaga kerja,
peningkatan pendapatan petani,
peningkatan pembangunan daerah:
14
PEMBUATAN USULAN PROYEK
(Penjelasan)
2. Perlu dijelaskan beberapa informasi yang relevan dalam
menjelaskan pentingnya dan relevansinya dengan
proyek tersebut. Adapun caranya dapat dilakukan studi
pustaka, wawancara dengan policy makers, hasil
penelitian, dan sebagainya. Variabel yang dikumpulkan
adalah variabel sosial ekonomi dan variabel-variabel
lain yang relevan.
Informasi (data) yang lebih terperinci dapat
dikumpulkan dengan penelitian formal (dengan
prosedur sebagaimana sebuah penelitian, misalnya
menggunakan teknik sampling), atau non-formal yang
informasinya digunakan sebagai pelengkap penelitian
tersebut. Cara ini biasanya digunakan untuk menggali
data kualitatif dan yang sulit dikumpulkan dengan
teknik pengumpulan data dengan daftar isian.
15
3.
Penetapan goals (tujuan umum yang ingin dicapai)
dan objectives (tujuan khusus atau tujuan
operasional yang ingin dicapai). Dalam menuliskan
objectives hendaknya sudah disinggung siapa
target grup proyek tersebut. Goals dapat diartikan
sebagai tujuan utama yang ingin dicapai.
Dikatakan demikian karena sifatnya yang ideal dan
untuk mencapainya diperlukan berbagai tujuan
operasional (objectives). Jadi tujuan operasional
merupakan penjabaran dari tujuan utama (goals)
tersebut. Penetapan goals dan objectives ini sangat
penting. Oleh karena itu, draft yang sudah
disiapkan hendaknya didiskusikan berkalikali
dengan tim kerja atau dengan pihak lain yang
dipandang perlu.
16
PEMBUATAN USULAN PROYEK
(Penjelasan)
4. Mengidentifikasi komponen-komponen proyek, baik
komponen produksi, lembaga pendukung, sosial
ekonomi maupun penjadwalan proyek. Macam
komponen proyek sangat tergantung dari tipe proyek.
Komponen proyek pembangunan koperasi pedesaan
misalnya, akan berbeda dengan proyek pembangunan
irigasi. Jadi pengertian komponen di sini adalah
variabel yang paling erat hubungannya dengan
pelaksanaan proyek.
17
5. Penetapan manajemen (pengelolaan) proyek.
Pengelolaan proyek akan melibatkan kegiatan
perencanaan dan pengawasan dari semua aktivitas
yang ada pada proyek tersebut. Di negara
berkembang pada umumnya, termasuk Indonesia,
masalah pengelolaan proyek agak sensitif karena
sering melibatkan beberapa pihak, baik yang
berkepentingan secara langsung rnaupun tidak.
18
PEMBUATAN USULAN PROYEK
(Penjelasan)
6. Penetapan estimasi biaya yang diperlukan. Dalam
menetapkan biaya proyek, diperlukan ahli masalahmasalah finansial proyek. Pada dasarnya penetapan
biaya proyek ini adalah untuk melihat cost-effectiveness
(pembiayaan yang efektif) dari proyek tersebut, karena
perhitungannya melibatkan nilai uang. Untuk itu perlu
adanya pembedaan analisis finansial dan analisis
ekonomi. Pembedaan kedua analisis ini terletak pada
perlakuan terhadap variabel harga. Pada analisis
finansial digunakan data harga riil, sedangkan pada
analisiss ekonomi digunakan data harga bayangan
(shadow price). Selanjutnya untuk melakukan dua
macam analis tersebut, perlu dicari beberapa variabel
yang antara lain sbb :
19
– Semua komponen pengeluaran yang dinilai
dengan uang, baik pengeluaran riil (yang benarbenar dikeluarkan dalam bentuk yang dapat
dinilai dengan upah) maupun non riil (yang tidak
dapat dinilai langsung dengan rupiah tetapi dapat
dinilai melalui pendekatannya), serta pengeluaran
ekstra pun perlu dihitung:
– Semua komponen pemasukan juga perlu dihitung.
Nilai pemasukan ini berupa besarnya rupiah yang
diterima masyarakat yang berdomisili di sekitar
proyek tersebut, baik yang merupakan akibat
langsung dari adanya proyek maupun yang
merupakan akibat tidak langsung. Penerimaan
langsung ini misalnya saja nilai tambah produksi
yang disebabkan karena adanya proyek.
Penerimaan tidak langsung misalnya air irigasi
yang dapat digunakan sebagai penggerak listrik
yang selanjutnya dapat digunakan untuk
penerangan rumah atau usaha peternakan ayam. 20
– Komponen lainnya adalah pengeluaran atau
pemasukan yang tidak terduga. Pengeluaran yang
tidak terduga ini misalnya biaya kunjungan
mendadak orang-orang tertentu, tambahan
pengeluaran yang disebabkan faktor yang tidak
diduga sebelumnya. Begitu pula halnya dengan
penerimaan tambahan yang disebabkan oleh
proyek, yang kadang-kadang muncul tanpa
diduga sebelumnya.
21
PEMBUATAN USULAN PROYEK
(Penjelasan)
7. Menuliskan tahapan pertama sampai dengan
keenam tersebut dalam bentuk laporan yang
nantinya mungkin akan digunakan sebagai
bahan diskusi di antara anggota tim kerja,
dengan pimpinan atau sponsor.
22
MONITORING
• Pengertian monitoring atau laporan sering
disamakan dengan evaluasi, karena
kurangnya pengertian perbedaan antara
monitoring dan evaluasi, menyebabkan
kedua istilah tersebut sering dijadikan satu
sehingga muncul kegiatan monitoring dan
evaluasi yang dilakukan dalam waktu yang
bersamaan seperti yang disebut dengan
project benefit monitoring and evaluation
(PBME).
23
MONITORING
• Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk
memonitor kegiatan pelaksanaan suatu
proyek.
• Cara tersebut pada dasarnya dapat
dikategorikan menjadi dua, yaitu sbb :
a. Pendekatan langsung.
b. Pendekatan tidak langsung.
24
MONITORING
PENDEKATAN LANGSUNG
• Pendekatan langsung dilaksanakan dengan
mengunjungi lokasi proyek, dan melakukan
kegiatan monitoring, yaitu sebagai berikut.
1. Mengumpulkan data dengan bantuan instrumen
yang berupa daftar isian atau instrumen yang lain.
2. Mencatat hal-hal yang sekiranya tidak dapat
diisikan di dalam daftar isian. Misalnya, peristiwaperistiwa yang khas yang sulit dituliskan secara
umum karena khawatir akan memberikan dampak
yang tidak diinginkan. Sebagai contoh, terjadinya
penyimpangan rencana yang disebabkan adanya
biaya yang digunakan tidak pada tempatnya.
25
3. Mengolah data secara langsung di lapangan, data
yang diperoleh pada kegiatan ini tentu saja data yang
disederhanakan karena diperlukan secara mendadak.
Misalnya, menghitung alokasi penggunaan dana,
apakah dana yang dikeluarkan sehingga pekerjaan
monitoring tersebut telah dilakukan sesuai yang
direncanakan atau apakah pengeluaran dana
tersebut sudah sesuai dengan items-items yang ada.
4. Pengamatan secara langsung di lapangan akan
memudahkan pekerjaan monitoring karena dengan
monitoring dapat diketahui apa dan bagaimana
kejadian di lapangan secara pasti.
26
MONITORING
PENDEKATAN LANGSUNG
• Seperti halnya penelitian yang lazim dilakukan
dengan menggunakan wawancara langsung
dan melihat kejadian di lapangan, cara seperti
ini juga memiiiki kelebihan dan kekurangan:
• Kelebihannya:
a. Data yang dikumpulkan akan lebih baik
karena data tersebut digali dengan melihat
kejadian yang sebenarnya.
b. Sasaran monitoring dapat dengan mudah
dan cepat ditemukan.
c. Waktu yang diperlukan menjadi lebih
27
singkat.
d. Laporan yang ditulis akan menjadi lebih
baik dan hal ini sekaligus menghindarkan
laporan di belakang meja (laporan yang
dituliskan tanpa mengetahui kejadian
langsung di lapangan)
• Kelemahannya:
Adapun kelemahan secara tidak langsung
adalah relatif mahal biaya yang harus
dikeluarkan karena cara ini memerlukan
banyak tenaga kerja.
28
MONITORING
PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG
• Pada pendekatan tidak langsung ini
monitoring dilakukan tanpa mengunjungi
lokasi proyek, tetapi dengan mengirimkan
format isian yang harus diisi. Cara demikian
memang kurang dibenarkan arena pemonitor
akan sulit menggambarkan apa yang terjadi di
lapangan. Disamping itu pemonitor juga tidak
dapat mengecek kebenaran data yang ada di
daftar isian dan tidak dapat mencatat hal-hal
penting yang ada di lapangan.
29
• Keuntungan,
– yaitu biaya dapat ditekan.
• Kelemahannya,
– pemonitor tidak dapat mengecek data
yang terkumpul dan
– tidak dapat mencatat hal-hal penting yang
khas yang muncul di lapangan.
– Di samping itu cara ini juga memakan
waktu yang relatif panjang.
30

Download Report