Matakuliah Tahun Versi : M0154 / Management Support Systems : 2005 : 1/1 Pertemuan 22 Mengelola Data dan Soft Informasi 1 Learning Outcomes Pada akhir pertemuan ini : Mahasiswa dapat membuat diagram / skema jenis data/informasi yg ditampilkan SIE 2 Konsep Dasar SIE Objektif chapter ini : Mengelola Data : - Data Development - Data Management Issue - Data Warehouse Soft Informasi : - Jenis - Usulan/Proposisi - Teknologi menyediakannya 3 Manajemen Data • Data / database merupakan bagian utama dalam EIS. Sumber data berasal dari internal dan eksternal, dapat berbentuk hard-data dan soft-informasi. • Data internal berasal dari database perusahaan yang selanjutnya harus diekstraksi (di-transformasi) menjadi database EIS • Soft informasi berasal dari eksternal dapat berupa berita, rumor, opini, prediksi, penguraian dan projeksi 4 Contoh sumber data Sumber data Isi data Market riset Bagian Produksi Hasil proses komputer Humas/Personalia Data pesaing Data transaksi/pengolahan produk Hasil perhitungan sistem langsung di transfer ke EIS Data Ringkasan personalia 5 Mengembangankan Data EIS Agar value informasi tampilan EIS meningkat, gunakan penajaman dengan pertanyaan ini : • • • • • • • • • • Bagian informasi manakah yang paling diminati Bagaimana menggunakannya Apakah ada informasi lainnya yang berhubungan Apakah korelasinya Apa dapat dibedakan antara ringkasan atau format Apakah perlu terinci Kapan perlu dilakukan updating Tingkat akurasi Ketepatan waktu Apakah data sudah lengkap 6 Sumber Data • Internal : Berasal dari database perushaan, perlu di-ekstrak (di-transformasikan) • Eksternal : Memerlukan program untuk filtering, selanjutnya dihubungkan dengan data internal untuk penggabungan tampilannya. Data eksternal biasanya diterima apa adanya. • Contohnya : data stockmarket, news service, competitor, Key customer, statistik 7 Integrasi Data • Merupakan kombinasi berbagai sumber untuk pengembangan secra teknis maupun bisnis. Secara teknis, berkembangnya teknik-teknik baru memungkinkan semakin beragamnya tampilan informasi EIS. • Secara bisnis memungkinkan data dari sumber yang semakin beragam digabungkan menjadi satu informasi yang lengkap sesuai perspektif user 8 Hubungan dengan Aplikasi lainnya • Sebuah EIS dapat digabungkan dengan aplikasi komputer lainnya agar mendapatkan hasil yang lebih berdayaguna. • Misalnya penggabungan dengan aplikasi DSS, pemanfataan penyampaian informasi menggunakan e-mail dan pemakaian Group Support Software. 9 Isu-isu Manajemen Data Integritas : Relevansi Akurasi Kelengkapan Tepat Waktu Konsistensi Sesuai persepsi eksekutif Keseuaian informasi diantara masing-masing unit Seberapa banyak data yang ditampilkan Kecepatan Penggunaan terminologi, warna 10 Isu-isu Manajemen Data (lanjutan) Kepemilikan • Untuk memperoleh data EIS, perlu mempertimbangkan pemilik data, untuk itu : diskusikan jenis data dan pemakainnya pada EIS lakukan review bersama rancangan informasi yang akan ditampilkan gabungkan proses transformasi data untuk menyederhanakan proses buat catatan jika terdapat data yang menyimpang sediakan data dalam bentuk hardcopy, jika tidak memungkinkan secara on-line 11 Isu-isu Manajemen Data (lanjutan) Keamanan • Bedakan antara data yang harus dilindungi dengan data yang dapat diakses umum. Contoh data yang sensistif : data pesaing, data karyawan, dll • Sebuah sistem seharusnya engandung pilihan untuk pengamanan data, seperti adanya data yang hanya diperbolehkan dilihat seorang user, sedangkan yang lain cukup ringkasannya saja 12 Isu-isu Manajemen Data (lanjutan) Penyimpanan • Dimana database EIS disimpan dan berapa lama ? Jika database disimpan di tingkat user (PC level), response akan lebih cepat, tetapi perlu penambahan kapasitas hardisk. Pilihan lain, adalah data tersebut disimpan sementara waktu di PC selama diperlukan saja. Updating data dilakukan secara periodik. Lamanya data disimpan, bergantung pada kebutuhan user, besarnya volume data dan perangkat storage. Tidak ada aturan yang pasti, namun disesuaikan dengan kondisinya 13 Data Warehouse • • Dengan data warehouse, semua data yang berasal dari berbagai sumber internal dan eksternal dapat digabungkan di dalam satu tempat menyimpan (repository) dan dapat dipilih hanya data yang diperlukan saja yang dipelihara. Data tersebut dapat diproses terlebih dahulu jika diperlukan sebelum disimpan didalam database. Gambar komponen, pembangunan dan pemakaian data warehouse : (gbr 11.1) 14 Data Warehouse 15 Soft Information Hard information : adalah semua data yang diperoleh secara konvensional seperti laporan periodik tentang finansial, sales order, inventory control. Informasi ini disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan database perusahaan. Umumnya informasi seperti ini lebih bermanfaat bagi low level management Soft Information : Soft informasi meningkatkan pemahaman kejadian-kejadian yang lalu, saat ini dan y.a.d. Ketepatan & manfaatnya bergantung dari kesesuaian terhadap keadaan saat ini yang dipahami oleh user. Ditampilkan dalam bentuk, teks, grafik, image, voice, berasal dari saluran formal dan informal baik internal maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi, opini, news, ide-ide, rumor, dll. 16 Karakteristik informasi Karakteristik Sumber Hard Information Lebih di mesin Sering internal Akurasi Tinggi Tingkat ketidakpastian Tinggi Subjek Pada umumnya Ketepatan waktu Historis Ketersediaan Reguler Standar Tinggi Pengayaan bobot Rendah Eksistensi Umum Pemilik Umum Jangka waktu Jangka panjang Kanal komunikasi Formal Soft Information Human Eksternal Dipertanyakan Rendah Individual Saat ini sampai y.a.d Ad hoc Rendah Tinggi Tak diketahui Terbatas Jangka pendek Informal 17 Perbedaan Hard dan Soft-informasi -------------------------------------------------- HARD Financial statement Operational report Historical Information Laporan / berita Trend industri Data survai Terjadwal Penjelasan Prediksi Opini Rencana Justifikasi Spekulasi Feeling formal Penilaian Prakiraan Ide-ide SOFT Rumor Gosip Desas desus Interpretasi Estimasi 18 Cara mengumpulkan soft informasi. Dari hasil survai yang dilakukan untuk melihat pentingnya soft informasi kepada 32 pengembang EIS, dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan berikut : 1.Apa sajakah yang menjadi soft informasi pada EIS anda ? 2.Bagaimana cara entry-datanya ? 3.Bagaimana hal itu dapat tersedia untuk user 4.Apa soft informasi tidak di dalam EIS ? alasannya ? 5.Aplikasi apa yg paling banyak memakai soft informasi ? 6.Keputusan-2 apakah yang banyak dipengaruhi ? 7.Bagaimana soft informasi mempengaruhi nilai EIS ? 8.Faktor apa sajakah yang mempengaruhi soft informasi ? 9.Di masa datang soft informasi apa saja yang diperlukan ? 19 Hasilnya (lihat gambar 12.3) • • • • • • Rumors, gosip, desas-desus Opini, feelings, ide Prediksi, spekulasi, prakiraan, estimasi Penjelasan, justifikasi, penilaian, interpretasi Jadwal, rencana formal Berita, trend industri, hasil survai eksterna 9,4 % 15,6 % 78,1 % 65,6 % 50,0 % 62,5 % 20 Gambar 12.3 21 Alasan perlunya soft informasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Eksekutif lebih membutuhkan soft informasi Budaya organisasi berdampak perlunya soft informasi dimasukkan ke EIS Eksekutif belum tentu bersedia memasukkan soft informasi ke dalam EIS Soft informasi meningkatkan perhatian pada isu kritikal Soft informasi meningkatkan perkembangan organisasi Soft informasi menambah variasi industri Soft informasi yang berisi data pesaing meningkatkan nilai usaha Soft informasi tidak selalu dimasukkan ke dalam EIS 22 Alasan perlunya soft informasi 9. Nilai soft informasi bergantung pada waktu 10. Bertambahnya kualitas dan kuantitas soft informasi meningkatkan dukungan kepada staf 11. Beragamnya soft informasi meningkatkan nilai EIS 12. Organisasi dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas soft informasi 13. Identifikasi terhadap sumber, meningkatkan nilai soft informasi 14. Penyajian soft informasi melalui EIS bergantung teknologi 15. Rumor, gosip dan desas-desus kurang bagus dimasukkan ke dalam EIS, sebaliknya prediksi, prakiraan, estimasi sangat tepat dimasukkan ke dalamnya 23 Teknologi mengolah soft informasi 1. Text based document - new stories - e-mail - letter - report 2. Commercial database 3. Robotic, secara konstan robot memantau datasource. Jika terdapat perubahan yang signifikan, robot akan memberi sinyal ke system komputer untuk mengirimkan soft informasi. 24 Penutup Selanjutnya pertemuan 23 materi chapter 18 25
© Copyright 2024 Paperzz
