Mali Bülten ` No: 2015/42 Vergi/ 9 Nisan 2015 16 Soruda Evrakın e-Deftere Kayıt Yöntemleri kpmgvergi.com kpmg.com.tr Özet: Bilindiği üzere; e-defter uygulaması Aralık 2014'te başlad. Konu hakkında yasal düzenlemeler yapılmış olmakla birlikte, uygulamada karşılaşılan zorluklar ve eskiden gelen alışkanlıkların yeni sistemde kayıt yolları kafalarda bazı sorular oluşturdu. Bu soruları cevaplayacak teknik kılavuz 26 Şubat 2015 tarihinde yayınlamdı. Bu tarihe kadar e-defter kullanıcıları bir takım uygulamaları kendi yorumlarını katarak, forum sayfalarında tartışarak kendilerine bir yöntem belirleyip ilerlediler. Muhasebe kayıtlarında hareket sayısı az olanlar, düzenlemenin getirdiği her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden bütün kayıtlarında her parasal hareketi ayrı bir yevmiye kaydı ile kaydettiler. Ancak daha büyük ölçekliişletmeler için az önce belirttiğimiz şekilde kendi yöntemleri ile ilerlediler. Teknik kılavuzun yayımlanması ile evrakın kayıt yöntemleri konusunda kafalardaki birçok soru cevap bulmuş oldu. Adı da içeriği gibi "teknik" olan kılavuz genel itibarıyla yazılımcı firmalara hitap etmektedir. Uygulamada evrak kayıt yöntemleri ile ilgili olarak karşılaşılan sorulardan 16 tanesi soru-cevap olarak sizler için açıklayıcı olması maksadıyla derlenmiştir. Faydalı olmasını dileriz. Açıklamalar: 1- e-Defter İşlemlerinde Her Belge Tek Bir Kayıt Olarak mı Girilecek? Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. eDefter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak; belge bilgisine ilişkin detaylar elektronik defterlerde gösterilmelidir. e-Defter Uygulama Kılavuzu (versiyon 1.0) ile uygulamada bazı işlemlerin/belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-deftere aktarılmasındaki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır. 2- Her Kayıt için Bir Belge Tarihi ve Numarası Olmalı mı? Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanıyorsa mutlaka belge tipi ilgili alanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak; muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanmıyorsa; belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir. 3- Her Fatura için Ayrı Yevmiye Kaydı mı Atılmalıdır? Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden her bir faturanın bir yevmiye kaydında gösterilmesi gerekmektedir. Elektronik fatura kullanıcıları belge numarası alanına elektronik faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID'sini girmelidirler. 4- Belge Türünü Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir? Kayda esas belgeler "e-Defter Uygulama Kılavuzu"nda (versiyon 0.1.) 8 belge tipi gösterilmiştir, bu listede belirtilen ilk 7 belge dışındaki belgeleri kaydederken "diğer" seçeneği seçilmelidir. "Diğer" belge tipi seçildiğinde açıklama kısmında belge tipi belirtilmelidir. Kılavuzda belirtilen belge tipleri aşağıdadır. (Belge tipleri, KPMG tarafından hazırlanan soru cevap çalışmasında program yazılımcılarına değil kullanıcılara hitaben hazırlandığı için teknik isimleri ile İngilizce olarak değil, sadece Türkçe olarak belirtilmiştir.) 1 2 3 4 5 6 7 8 Çek Fatura Müşteri Sipariş Belgesi Satıcı Sipariş Belgesi Senet Navlun Makbuz Diğer 5- Kullandığım Programda Belge Çeşitlerinde "Diğer" Seçeneği Yoksa ne Yapmalıyım? Yazılımcılar, e-defter uygulamalarını kendilerine bildirilen teknik detaylar ile düzenlemektedir. e-Defter uygulamalarında yazılımcılar kullanıcıları doğru yönlendirmelidirler. Eğer belge seçenekleri arasında "diğer" seçeneği yoksa, yukarıdaki belgelerin dışındaki belgeler (fiş, gider pusulası vs.) mevcut ise, yazılımcı bu seçeneği arka planda "diğer" olarak seçip açıklama kısmına belge adını yazmış olmalıdır. Tereddüt edilen konularda yazılımcıdan bilgi alınması gerekir. 6- Serbest Meslek Makbuzunu Kaydederken Fatura Olarak mı Kaydedeceğim? Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu, sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi diğer ve belge açıklaması "serbest meslek makbuzu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Belge tipinde diğer yerine Serbest Meslek Makbuzu seçeneği varsa 5 numaralı soru ve cevabı bilgilendirme amaçlı olarak okuyunuz. 3 7- Perakende Satış Fişi Kaydederken Hangi Belge Tipini Seçmeliyim? Perakende satış fişi sayılan 7 belge içerisinde olmadığı için belge tipi "diğer" olarak seçilmeli ve belge açıklaması "perakende satış fişi" olarak seçilmelidir. 8- Banka Hareketlerimiz Çok Fazla, Her Bir Hareketi Tek Tek mi Kaydetmeliyim? Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların edefter uygulamasında belge tipi diğer ve belge açıklaması dekont olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak; dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişinin, e-defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Muhasebe Fişi "olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ile tarihi girilir. 9- Masraf Listelerinde Her Bir Belgeyi Ayrı Ayrı mı Kaydetmeliyim? Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse, mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin; personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, teknik kılavuzda sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise; bir masraf formu oluşturulup e- defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "masraf formu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur. 10- Çek Bordrosunu Nasıl Kaydetmeliyim? e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "çek bordrosu" olarak kaydı yapılır. Söz konusu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak 3 belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur. 11- Senet Bordrosunu Kaydederken Nelere Dikkat Etmeliyim? e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak; senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet, aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "senet bordrosu" olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur. 12- Ücret Bordrosunu Kaydederken Belge Numarası Olarak Ne Yazacağız? Firmalar, çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "ücret bordrosu icmali" olarak kaydedebilirler. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak; ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir. 13- Z Raporları Ne Şekilde Kayda Alınmalıdır? Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Z Raporu" olarak kayda alınmalıdır. Ayrıca Z Raporu'nun numarası ve tarihinin de girilmesi gerekmektedir. Ancak gün içinde yapılan satışlara istinaden alınan Z Raporu'nun, ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılması gerekmektedir. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılarak her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir. 14- Kendi Oluşturduğumuz Belgelere İmza Yetkilisi mi İ mza Atmalı? Teknik kılavuzda "firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır" diye belirtilmektedir. Burada firma kaşesi ve imzasıyla derken kastedilenin, şirket imza yetkilisinin imzası olduğu tabiidir. 3 15- Ödeme Yöntemi Alanı Nasıl Kullanılmalıdır? Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılması gerekmektedir. Örneğin, Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet gibi… "Ödeme Yöntemi" alanına serbestçe metin girişi yapılabilmesine rağmen, yapılan işlemin adının bu alana "Ödeme Yöntemi" olarak yazılmaması gerekir. Örneğin; bankadan yapılan bir havale ya da EFT işlemi için ödeme yöntemi "Banka" olmalıdır, işlemin adı yazılmamalıdır. 16- Berat Yüklemek için Verilen Üç Aylık Süre, Muhasebe Kayıtlarının İşlenme Süresi midir? Muhasebe kayıtlarının yasal defterlere işlenme süresi için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nun ilgili hükümlerinin göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Ancak bu süreler, berat yükleme süresiyle karıştırılmamalıdır. Elektronik Defter Genel Tebliği'nde düzenlenen berat yükleme süresi, muhasebe kayıtlarının elektronik kayıtlar bütünü olarak defter ve berat oluşturulması ve bunlar üzerinde gerekli kontrollerin yapılması için mükelleflere verilen süre olarak düşünülmelidir. İlgili aya ait beratın GİB'in sistemine aktarılmasından sonra, o aya ait muhasebe kayıtlarında hiçbir şekilde değişiklik yapılması mümkün bulunmamaktadır. Değerlendirme ve Sonuç: Soru-Cevap çalışmamızın sonunda teknik kılavuzdaki vurguya bir kez daha dikkatinizi çekmek isteriz. eDefter Uygulama Kılavuzu (versiyon 1.0) ile uygulamada bazı işlemlerin/ belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-deftere aktarılmasındaki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır. Bu açıklamaya istinaden; teknik kılavuzda yayınlanmış olan uygulama kolaylıklarından faydalanırken bir yandan da e-defterinher bir belge/işlem için bir yevmiye kaydı istediği akıllardan çıkarılmaması, bu konuda teknik alt yapı çalışmaları yapılmasını tavsiye ederiz. Bültenimizde yer alan konularla ilgili sorularınız için lütfen bizimle temasa geçiniz. Saygılarımızla, 3 Bize Ulaşın Vergi Hizmetleri Yetkin Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. KPMG Istanbul Ofis Kavacık, Rüzgarlı Bahçe Mahallesi Kavak Sokak, No; 29 Beykoz 34805 İstanbul Tel. +90 (216) 681 91 00 Fax. +90 (216) 681 91 91 KPMG Ankara Ofis Paragon Tower Kızılırmak Mah. Ufuk Üniversitesi Cad. No: 8 Çukurambar, Ankara Tel :+90 (312) 491 72 31 Fax : +90 (312) 491 71 31 KPMG İzmir Ofis Heris Tower, Akdeniz Mah.Şehit Fethi Bey Cad. No:55 Kat:21 D:34 Alsancak-Konak / İZMİR Tel : +90 (232) 464 20 45 Fax : +90 (232) 464 21 45 © 2015 Yetkin Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş., KPMG International Cooperative'in üyesi bir Türk şirketidir. KPMG adı ve KPMG logosu KPMG International Cooperative’in tescilli ticari markalarıdır. Bu dokümanda yer alan bilgiler genel içeriklidir ve herhangi bir gerçek veya tüzel kişinin özel durumuna hitap etmemektedir. Sürekli güncel ve doğru bilgi sunumuna özen gösterilmesine karşın bu bilgiler her zaman her durumda doğru olmayabilir. Hiç kimse özel durumuna uygun bir uzman görüşü almaksızın , bu dökümanda yer alan bilgilere dayanarak hareket etmemelidir. KPMG International Cooperative bir İsviçre kuruluşudur. KPMG bağımsız şirketler ağının üye firmaları KPMG International Cooperative’e bağlıdır. KPMG International Cooperative müşterilerine herhangi bir hizmet sunmamaktadır. Hiç bir üye firmanın KPMG International Cooperative’e veya bir başka üye firmayı üçüncü şahıslar ile karşı karşıya getirecek zorlayıcı yada bağlayıcı hiçbir yetkisi yoktur.