TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Lean Data Center: Una Esperienza Telco Andrea Pinnola – Telecom Italia Agenda •  •  •  •  Introduzione Data Center di Bologna: il progetto Pilota L’estensione alle Value Stream di Delivery Lessons Learned Telecom Italia - All Rights Reserved 2 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Il metodo Lean in breve ( ! .!'$ '( *! * /*- ('!*%( !!( Telecom Italia - All Rights Reserved 3 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Il Gruppo Telecom Italia (*) Telecom Italia è il principale Gruppo Italiano di Telecomunicazioni e ICT ed uno dei più importanti player nel mercato Brasiliano (*) Alla data del 31 Dicembre 2013 Telecom Italia - All Rights Reserved 4 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 L’Infrastruttura IT in Italia Milano (Virtual Data Center) IDC Cesano Maderno IDC Rozzano VDCN Network 2,5 Gbps 155 Mbps DC Padova Torino 4 Local Service Centers 24.000 Servers DC Bologna 21.000 TB Storage Firenze 20.000 TB Backup DC Oriolo Romano DC Bari IDC Pomezia National Data Center Sites 7 National Data Center Sites 12.000 TB Backup Transferred/month Napoli Palermo Local Service Centers Telecom Italia - All Rights Reserved Organizzazione Coordinamento di Engineering & Delivery e 3 Aree di Data Center (Nord Est, Nord Ovest e Centro Sud) 5 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Data Center di Bologna: il progetto Pilota Il problema •  Difficoltà a rispondere a tutte le richieste in arrivo •  Sensazione di sovraccarico •  Carichi di Lavoro non chiari •  Reclami dei clienti Focus sulle attività di Operations: Riduzione dei Problemi e Miglioramento dell’Efficacia Telecom Italia - All Rights Reserved 6 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Data Center di Bologna : i Team di Delivery & Operations •  Data Management: •  Backup •  Storage •  Sistemi: •  Windows e Linux •  UNIX •  Rete •  Impianti e Logistica Sponsorship dal Responsabile delle Infrastrutture Volontà di Miglioramento da parte del Responsabile del DC di Bologna Telecom Italia - All Rights Reserved 7 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Rendere Visibili Processo e Problemi: l’esempio delle Policy di Backup Più di 1200 Policy di Backup per i Sistemi e le Applicazioni Richiesta di Rilavorazione dei Documenti Richieste per conoscere le Policy attive Problemi Difficoltà nel recupero delle Password Mancanza di Accesso al DB delle Policy OOPS … Non ci sono dati ? Problema! Telecom Italia - All Rights Reserved 8 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Rendere il processo visibile: tracciamento delle richieste attività Tracciamento delle Richieste Tracciare ogni Richiesta di Policy di Backup ricevuta per Mail, Sistema IT, Telefono, chiacchierata al caffè … Da: 7-8 attività / mese A: 31 actività tracciate / settimana ! Rivisitazione dei controlli di backup per prevenire la incidenza dei guasti Telecom Italia - All Rights Reserved 9 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Rendere il processo visibile: il tracciamento dei problemi Problemi dei Disk Driver •  Fault di Backup: evidenziati gli errori ricorrenti su 4 driver •  Identificato un nuovo (tipo di) Guasto non descritto nelle procedure di Fault Management Telecom Italia - All Rights Reserved 10 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Gemba Walk: cablaggi critici In una sala: •  Inserimento di cavi troppo lunghi •  Mancata rimozione dei cavi vecchi •  Difficoltà e rischio di guasto durante gli interventi Perchè ? •  Nuove connessioni realizzate ‘di fretta’ per continue richieste in escalation Telecom Italia - All Rights Reserved 11 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Il Ciclo di Miglioramento Process Identification Activity Tracing Data Analysis Improvement Identification and Proposal Improvement Execution and Check Telecom Italia - All Rights Reserved 12 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 ' Flusso delle proposte di miglioramento 35 30 25 20 15 10 5 0 By Team 106 ' 40 By Type 30 20 10 •  Tutti i Team coinvolti nei 5 mesi di attività •  Creato un punto di condivisione dei problemi, con proposta delle contromisure e successiva approvazione •  Meeting settimanale di avanzamento con il responsabile del DC, i Team Leader e il Facilitatore della sede di Bologna 0 Telecom Italia - All Rights Reserved 13 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Azioni e Risultati: alcuni esempi Azioni Risultati $  !! $  !! '* !" $  ! ! " ' $  %'!/! " $  !! ! * $  / * '*"% )(& $  '!* !"( $  "" $  * " ) $  !! $  %!!(! Le Persone percepiscono il cambiamento e l’effetto dei loro miglioramenti Telecom Italia - All Rights Reserved 14 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Risultati: ripristino della cablatura •  Ripristino di una situazione ‘pulita’ •  Semplificazione dei nuovi interventi •  Recuperate fibre pari a 1 anno di consumo (variazioni) Telecom Italia - All Rights Reserved 15 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Andare avanti: 1. convolgimento degli altri DC •  Costituzione di un ‘Lean DC Steering Committee’ •  Incontri quindicinali per condivisione dei miglioramenti •  Nomina di 3 Lean Facilitator nei 3 DC •  Coinvolgimento di tutti i Team Leader … necessario andare verso una iniziativa Lean più ampia e con responsabilità congiunta dei diversi DC Telecom Italia - All Rights Reserved 16 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Andare avanti: 2. migliorare il processo di Delivery Motivazioni •  Numero crescente di installazioni e richieste •  Allungamento dei tempi di consegna •  Necessità di migliorare la qualità Tre Casi: •  Infrastructure Creation •  Virtual Infrastructure Delivery •  External Market Delivery Workshop Lean e Value Stream Mapping Coinvolgimento del Cliente Interno Telecom Italia - All Rights Reserved 17 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Teamwork & Condivisione delle Conoscenze: il Valore del VSM Roma a n g o l Bo Infrastructure Creation Virtual Infrastructure Delivery External Market Delivery Obiettivi: Riduzione del Lead Time (e affidabilità della consegna) Telecom Italia - All Rights Reserved 18 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Le 5S negli spazi fisici •  •  •  •  Prima Tempo speso nella ricerca dei materiali Spazio di lavoro disordinato Nessuno spazio per le attività Accesso proibito ai clienti Telecom Italia - All Rights Reserved •  •  •  •  Dopo Dismissione dei materiali obsoleti o non usati Spazio per le attività di montaggio Controllo visivo delle quantità Migliore percezione del Cliente 19 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Le 5S sui Server IT Condivisi •  - 50% dello spazio assegnato allo Shared Server •  - 83% di spazio per i documenti •  Informazioni accurate e complete Telecom Italia - All Rights Reserved 20 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 OPL: standardizzazione e trasferimento della conoscenza Persone in grado di gestire l’applicazione a partire dal loro primo accesso Telecom Italia - All Rights Reserved 21 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Processo di Delivery: Risultati Inf. Creation Lead Time -15% Virtual Infr. -40 % Mercato Esterno - 50% Savings - 5% effort - 4 ore / attività - 75% effort su doc Altro Gestione visuale della Creation - 50 % di rework sui documenti Singola persona referente del DC per ciascun delivery Telecom Italia - All Rights Reserved 22 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Lessons Learned: Si Può Fare ! •  Ottenere il commitment del Management •  Rendere visibili il Processo ed i Problemi •  Adattare il Lean al contesto IT •  e.g. 5S negli spazi sia fisici che virtuali •  80% della conoscenza c’è già, gli esperti sono le persone •  Agire prontamente sui problemi per rafforzare il coinvolgimento •  Coinvolgere i clienti una volta interiorizzati i principi Telecom Italia - All Rights Reserved 23 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Ringraziamenti •  A tutti i colleghi del Dipartimento di IT Infrastructure che hanno avviato e partecipato alla iniziativa del Lean DC Telecom Italia - All Rights Reserved 24 TELECOM ITALIA Driving Value with Lean – Roma, LUISS Business School - 7 Maggio 2014 Telecom Italia - All Rights Reserved 25