ビジネスレター 10 の基本ポイントビジネスレター 10 の基本ポイントビジネスレター 10 の基本ポイント彼の名前だけが書いてあったそうです。 ■何を書くべきかをプランニングする書き出す必要はありません。頻繁に手紙のやりとりがあるなら、わかりきった日付などは省いてすぐ本題に入ります。レターを書き始める前に、まず Who? What? Why? を考えてみなければなりません。Who? とはレターを「誰に書くのか」ということ。相手の立場、自分との関係、親しさなどを考慮します。What? は「何を書くか」。例ここまで簡潔にしないまでも、中身のない形式的な表現は極力省きましょう。例えば、レターを毎回「×月×日付のお手紙を受領しました」などと ■古い英語から抜け出すえば、お礼状なら、感謝の気持ちを伝えるための要素が入っていなければなりません。 Why? はレターを「書く理由」です。何がレターを書く動機文例集や商業英語の教科書には、古い文例が混じっている場合もあります。例えば、10th inst.（今月 10 日）、10th prox.（来月 10 日）、10th ult.（先かによって、文章のトーンも決まってきます。次に考えなければいけないのは、レターに入れるべき main points です。月 10 日）などは現代ではほとんど目にしなくなりました。また、相手方に女性が１人もいないとわかっている場合以外は、手紙の書き出しを内容の漏れや重複がないよう、要点をあらかじめリストアップします。さらに余裕がある時は、書き出した項目をロジカルな順番に並べて、骨組み Gentlemen: あるいは Dear Sirs: とすべきではありません。Dear Sir/Madam: などを使います。時と共に礼儀も変化していくので、自信のない場合は最を整えるとよいでしょう。近のマナーの本を参考にするとよいでしょう。 ■書いた手紙は、出す前に必ず読み返すレターを書いたら出す前に check, check, check です。同じ語を３度繰り返したのは、このことの重要性は１語では言い表すことができないほどだからです。どんなレターでも、相手の名前を間違えたり、単純なスペルミスがあったのでは台無しです。出す前にもう一度見直すことによって、ほとんどの careless mistakes は防ぐことができます。 ■手紙（特に返事）は早く出す当然のことですが、返事は早く出しましょう。忙しい現代では迅速さが重要です。時間が空いたら、と先延ばしにしたり、文章に凝りすぎて返事が遅れるといったことのないようにしましょう。 ■形式にとらわれない readability（読み易さ）の研究家として有名な Dr. Rudolf Flesch は、著書の中である経験について書いています。フレッシュ博士は、自分の本に使 ■日本式のフレーズを避ける時候のあいさつや謙譲表現に慣れた日本人は、英文レターを書く際にも、つい日本語の習慣や表現を引きずってしまいがちです。日本式のレターと英文レターの違いに注意を払いましょう。不要な前置きや挨拶は削る日本の手紙では、季節のあいさつや「今後ますますのご発展をお祈りします」などといった社交辞令をよく使いますが、英文ビジネスレターではこのようなフレーズは不要です。 × We wish your company will succeed in the future. 和製英語を使わない「ペーパードライバー」「アフターサービス」「オーダーメード」「シーズンオフ」など、日本でよく使われる語句の中には、外国では通じない、いわゆる「和製英語」がたくさんあります。カタカナ言葉は正しいかどうかを辞書でよく確かめてから使いましょう。へりくだりすぎない用するために 20 人以上に引用の許可を求める手紙を書いたのですが、その返事の３分の２はフレッシュ博士からの手紙を受け取ったことで始まっ丁寧に書こうとして謙遜しすぎると、相手に卑屈な感じを与えることがあります。理由もなく謝ったり、当然の事を述べるのにへりくだりすぎないており、残りは「イエス」あるいは「ノー」の意思表示で始まっていたといいます。その中でも、１人のライターは、もとの手紙にメモをつけて返ようにしましょう。 △ I hope you will excuse the terrible English in the letter I am about to write. してよこしました。そのメモには、By all means.（どうぞ）という３語と △ Would you please excuse us for introducing our company? 4 5 ビジネスレター 10 の基本ポイント ■話すように書くビジネスレター 10 の基本ポイント should have any further questions, please do not hesitate to contact us. などで締効果的なビジネスレターは、意味のない語や言い回し、言葉の反復、過剰な語を省いた明瞭で簡潔な文書であることが求められます。もったいぶっめくくる人はいませんか。これも意味がありませんから削除しましょう。少なくとも、手紙の最後に必ず書くのだけはやめてください。また at your た表現より、会話的な表現を使った方が生き生きとした文書になり、読み手の興味をそそることができるはずです。 earliest convenience などと書くよりも、I’d like to hear from you before the end of this month. のように具体的に時期を示してあげる方が相手に親切です。短縮形を使う shouldn’t，can’t，won’t，I’m，it’sなどの短縮形は、書き言葉にアクセントもったいぶった表現より会話的表現をビジネスレターでは、無駄な飾りを取り去った簡潔な文が好まれます。を付け、chatty な感じを出すことができます。読むにつれ、相手の言葉が聞こえてくるようなレターが望ましいのです。もったいぶった過剰な表現は使わず、会話的な表現を心がけましょう。次のリストは、避けるべき過剰な表現と会話的な表現とを対比したもので ○ I’m sorry that I won’t be able to attend the staff meeting this week. ただし、強い禁止を表す場合やフォーマルさが特に必要とされる場合、あす。左列の過剰な表現は、できれば右列の簡潔な語句に書き換えましょう。過剰な表現会話的表現 at such time as when at an early date soon at the present time now be in receipt of have be of assistance to help be of the opinion that believe due to the fact that because effectuate carry out enclosed herewith is enclosed is endeavor try in light of the fact that because in reference to about in the amount of for in the event that if initiate begin modification change of the order of magnitude about owing to the fact that because pertaining to about prior to before procure get provide a means whereby you may enable you to subsequent to after take corrective action on correct utilization use るいは文の流れから、短縮形を使わないのが普通である場合もあります。 ○ Do not allow the engine to exceed 6,000 RPM. ○ I would like to resign from the company effective immediately. ○ I was amazed to learn how easy it is to pry open the front door. × Yes, I’ll. 意味のない常套句や冗長な言葉は削る次に挙げるフレーズは、使い古され手垢のついた常套句あるいは意味のないフレーズです。こうした陳腐な表現は思い切って削除しましょう。・ To be perfectly honest (with you) . . . ・ Needless to say . . . ・ Enclosed herewith, please find . . . ・ As you know . . . ・ As you are well aware . . . ・ As per our conversation . . . ・ I am writing this letter to inform you that . . . ・ Please rest assured . . . ・ At your earliest convenience . . . ・ Please be advised that . . . ・ If you should have any further questions, please do not hesitate to contact us. ・ For your [perusal / review / consideration] . . . To be perfectly honest with you は、「今までうそをついてきたの？」ということになってしまいます。また、Needless to say は言うまでもないことなら書く必要はないということですし、Enclosed herewith や As per . . . や Please be advised that . . . などは古い響きがします。すべての手紙を If you 6 7