政府・自治体お客様事例コロラド州住宅金融支援機構コロラド州住宅金融支援機構がドキュメントへのアクセスを迅速化し年間100万ドルを節約お客様の紹介「コロラド州住宅金融支援機構では、OnBaseの導入によって組織全体で毎年100万ドルを削減することが可能になりました。文書の検索時間や事務所の文書保管スペースを削減でき、従業員の生産性を3倍に改善できました」。 - Brian Mueller ECMプログラムマネージャー課題・膨大な紙文書を扱うローン業務では、文書の検索に相当の時間を要する・数々の規制へのコンプライアンスが求められる・お客様や取引先への十分な対応ができない OnBaseの導入効果・年間100万ドルを節約・監査への対応を強化することでコンプライアンスを確保・お客様や取引先へのサービスを改善コロラド州住宅金融支援機構は、住民や事業を支援するという理念に基づき、主に低所得者層を対象に良質で手頃な価格の住宅を提供すること、また、中小企業への資金提供を通じて州の経済を強化することに重点的に取り組んでいます。課題コロラド州住宅金融支援機構における業務プロセスでは、これまで膨大な量の紙文書が使用されていました。ひとつのファイルに含まれる書類のページ数は、個人向けローンの場合300ページ程度、事業者向けローン向けの場合７,000ページ以上に及ぶなど様々です。また、ローン期間中を通じて担当者によってローン関連書類が作成され、ファイルにその都度追加されます。これらのファイルは、特定の基準を満たした上で、複雑な各種承認手続きを取る必要があります。さらに、コロラド州住宅金融支援機構では、政府機関および金融監督機関による規制へのコンプライアンスが義務付けられています。そういった法令順守の一環で、文書の保有期間が60年以上に及ぶ場合もあります。ソリューションコロラド州住宅金融支援機構は、このような問題を解決するために、ハイランドソフトウェアのＥＣＭ（エンタープライズコンテンツマネジメント）スイートを選定し、まず人事部門から導入を開始しました。比較的小規模な部門から着手したため、ＥＣＭの価値は導入後即時に実証されました。最初の導入が成功したことを受けて、資産管理部門、住宅融資部門、個人向けローン部門、集合住宅ローン部門、低所得者層向け住宅部門、税金控除配分部門、事業者向け融資部門といった部門への展開が行われました。「OnBaseを利用することで、組織全体で従業員がこれまで行っていた付加価値の低い作業を排除することができました。その結果、従業員は、紙文書ではなくワークフローを使った意思決定業務に集中することができるようになりました。」とECMプログラムマネージャーのBrian Mueller氏は述べています。電子ドキュメントの活用によって年間１００万ドルを節約コロラド州住宅金融支援機構では、OnBaseを組織内で開発したソフトウェアアプリケーションと統合させ、ユーザーが日常的に利用するアプリケーション内をクリックするだけでドキュメントを使用できるようにしました。「紙文書のファイルを探し出すには3分から12分程度の時間がかかっていました。」とMueller 氏は述べます。「OnBaseを利用した場合、ユーザーは必要なドキュメントをわずか1～3秒で見つけることができます。これは効率が237%改善されたことを意味します。短縮した時間を年間金額に換算すると、検索の迅速化だけで60万ドル以上のコスト削減を実現したことになります」。さらに、これまで紙文書の保管に使用していた約93平方メートルの事務所スペースが不要となった結果、17万5千ドルを節約することができました。コロラド州住宅金融支援機構における業務の3分の2を占める個人向けローン部門では、全ての書類を電子的に取り込み、紙文書を探す必要が排除されたことで、従業員の生産性を3倍に改善することができました。これは、フルタイム勤務の従業員2名以上の人件費を節約した事を意味します。「コロラド州住宅金融支援機構では、OnBaseの導入によって組織全体で毎年100万ドルを削減することが可能になりました。」とMueller氏は述べています。「保有期間中に文書を紛失してしまう心配がなくなりました。書類の写しを用意する必要がある場合でも、OnBaseを検索すれば簡単に必要な文書を見つけることができます」。 - Brian Mueller 文書保有期間を順守することで、監査への対応を簡素化しコンプライアンスを強化コロラド州住宅金融支援機構は、政府機関および金融監督機関による規制へのコンプライアンスを義務付けられています。いずれの規制においても、厳密な文書保有規程の設定と実施が必要となります。紙文書の場合、ファイルを特定の期間にわたって保管することは容易なことではありませんでした。「OnBaseによってコンテンツの分類や整理を迅速に行うことができるようになり、保有期間中に文書を紛失してしまう心配がなくなりました。」とMueller氏は述べています。「書類の写しを用意する必要がある場合でも、古いファイルの入った文書保存箱を探して時間を無駄にするようなこともなく、OnBaseを検索すれば簡単に必要な文書を見つけることができます」。コロラド州住宅金融支援機構では、定期的に連邦住宅金融銀行、住宅・都市開発省、連邦預金保険公社、連邦政府抵当金庫、連邦住宅抵当公庫、およびその他規制当局による監査を受けています。OnBaseの導入以前は、監査に必要な紙文書を検索するために数日を要していましたが、現在は、監査は僅か2時間程度で終了することもあり、法令違反による罰金を懸念することもなくなりました。 Microsoft SharePoint®とOnBaseの統合によってお客様サービスを改善コロラド州住宅金融支援機構の紙文書を中心としたこれまでのプロセスでは、お客様や融資取引先に対して十分な対応ができないことがありました。「OnBaseを使うことで、お客様や取引先への対応を改善することができました。」とMueller氏は説明します。「以前よりスムーズに業務を進めることができるようになったことで、一般家庭や中小企業に対する貢献度を高めることができ、コロラドの地域社会を発展させ、経済を強化することに繋がっています。」サービスを向上するための取り組みの一環として、コロラド州住宅金融支援機構ではSharePoint のポータルを導入しました。SharePointを利用することで、融資取引先はオンラインで必要な OnBaseドキュメントを表示してローンの状態を確認することができます。コロラド州住宅金融支援機構では、将来的にOnBaseとSharePointの統合をさらに強化し、既存の共有ディレクトリの使用を完全に廃止する予定です。これら二つのアーキテクチャを連携させることで、コロラド州住宅金融支援機構は、ソリューションの使い易さを維持しながら、業務プロセスを自動化し、ビジネス・インテリジェンスを推進することに成功しました。 OnBaseを選定する理由コロラド州住宅金融支援機構は、多数のプログラマーによる関与を必要とせずにOnBaseを導入し、包括的なドキュメントソリューションを構築することができました。「我々のIT部門は少人数の小さな部門です。プログラミング言語には詳しくありませんが、OnBaseソリューションは組織全体で大々的に展開し、全従業員が使用しているにもかかわらず、限られたスタッフでも十分に管理できます。」とMueller氏は述べています。ハイランドチームによるサポートとOnBaseのシンプルな設定インターフェースによって、コロラド州住宅金融支援機構は総合的なエンタープライズシステムを構築することができ、コロラド州の住民により良いサービスを提供できるようになりました。 time to make a difference. 現在利用している業務アプリケーションだけでは業務に必要なすべての情報を効率的に入手できない、繰り返す単純作業に時間が取られてしまうなどの問題点を抱えていませんか？ OnBaseは、これらの課題を解決して、文書管理やプロセス管理を向上させます。詳細は、Hyland.com/Manufacturingをご覧ください。 ©Hyland Software, Inc. All rights reserved.v0102.92.40-003229j