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コロラド州住宅金融支援機構が ドキュメントへの

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政府・自治体
お客様事例
コロラド州住宅金融支援機構
コロラド州住宅金融支援機構が
ドキュメントへのアクセスを迅速化し
年間100万ドルを節約
お客様の紹介
「コロラド州住宅金融支援機構
では、OnBaseの導入によって
組織全体で毎年100万ドルを削
減することが可能になりました。
文書の検索時間や事務所の文
書保管スペースを削減でき、従
業員の生産性を3倍に改善でき
ました」。
- Brian Mueller
ECMプログラムマネージャー
課題
・ 膨大な紙文書を扱うローン業務
では、文書の検索に相当の時
間を要する
・ 数々の規制へのコンプライアンス
が求められる
・ お客様や取引先への十分な
対応ができない
OnBaseの導入効果
・ 年間100万ドルを節約
・ 監査への対応を強化することで
コンプライアンスを確保
・ お客様や取引先へのサービス
を改善
コロラド州住宅金融支援機構は、住民や事業を支援するという理念に基づき、主に低所得者層
を対象に良質で手頃な価格の住宅を提供すること、また、中小企業への資金提供を通じて州の
経済を強化することに重点的に取り組んでいます。
課題
コロラド州住宅金融支援機構における業務プロセスでは、これまで膨大な量の紙文書が使用さ
れていました。ひとつのファイルに含まれる書類のページ数は、個人向けローンの場合300ペー
ジ程度、事業者向けローン向けの場合7,000ページ以上に及ぶなど様々です。また、ローン期間
中を通じて担当者によってローン関連書類が作成され、ファイルにその都度追加されます。これ
らのファイルは、特定の基準を満たした上で、複雑な各種承認手続きを取る必要があります。さら
に、コロラド州住宅金融支援機構では、政府機関および金融監督機関による規制へのコンプラ
イアンスが義務付けられています。そういった法令順守の一環で、文書の保有期間が60年以上
に及ぶ場合もあります。
ソリューション
コロラド州住宅金融支援機構は 、このような問題を解決するために、ハイランドソフトウェアの
ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)スイートを選定し、まず人事部門から導入を開
始しました。比較的小規模な部門から着手したため、ECMの価値は導入後即時に実証されまし
た。最初の導入が成功したことを受けて、資産管理部門、住宅融資部門、個人向けローン部門、
集合住宅ローン部門、低所得者層向け住宅部門、税金控除配分部門、事業者向け融資部門とい
った部門への展開が行われました。
「OnBaseを利用することで、組織全体で従業員がこれまで
行っていた付加価値の低い作業を排除することができました。その結果、従業員は、紙文書では
なくワークフローを使った意思決定業務に集中することができるようになりました。」とECMプ
ログラムマネージャーのBrian Mueller氏は述べています。
電子ドキュメントの活用によって年間100万ドルを節約
コロラド州住宅金融支援機構では、OnBaseを組織内で開発したソフトウェアアプリケーション
と統合させ、ユーザーが日常的に利用するアプリケーション内をクリックするだけでドキュメント
を使用できるようにしました。
「紙文書のファイルを探し出すには3分から12分程度の時間がかかっていました。」とMueller
氏は述べます。
「OnBaseを利用した場合、ユーザーは必要なドキュメントをわずか1~3秒で見つ
けることができます。これは効率が237%改善されたことを意味します。短縮した時間を年間金
額に換算すると、検索の迅速化だけで60万ドル以上のコスト削減を実現したことになります」。
さらに、これまで紙文書の保管に使用していた約93平方メートルの事務所スペースが不要となっ
た結果、17万5千ドルを節約することができました。
コロラド州住宅金融支援機構における業務の3分の2を占める個人向けローン部門では、全ての書
類を電子的に取り込み、紙文書を探す必要が排除されたことで、従業員の生産性を3倍に改善する
ことができました。これは、フルタイム勤務の従業員2名以上の人件費を節約した事を意味します。
「コロラド州住宅金融支援機構では、OnBaseの導入によって組織全体で毎年100万ドルを削減
することが可能になりました。」とMueller氏は述べています。
「保有期間中に文書を紛失し
てしまう心配がなくなりました。
書類の写しを用意する必要が
ある場合でも、OnBaseを検索
すれば簡単に必要な文書を見
つけることができます」。
- Brian Mueller
文書保有期間を順守することで、監査への対応を簡素化しコンプライアンスを強化
コロラド州住宅金融支援機構は、政府機関および金融監督機関による規制へのコンプライアンス
を義務付けられています。いずれの規制においても、厳密な文書保有規程の設定と実施が必要と
なります。紙文書の場合、ファイルを特定の期間にわたって保管することは容易なことではありませ
んでした。
「OnBaseによってコンテンツの分類や整理を迅速に行うことができるようになり、保有
期間中に文書を紛失してしまう心配がなくなりました。」とMueller氏は述べています。
「書類の写
しを用意する必要がある場合でも、古いファイルの入った文書保存箱を探して時間を無駄にするよ
うなこともなく、OnBaseを検索すれば簡単に必要な文書を見つけることができます」。
コロラド州住宅金融支援機構では、定期的に連邦住宅金融銀行、住宅・都市開発省、連邦預金保
険公社、連邦政府抵当金庫、連邦住宅抵当公庫、およびその他規制当局による監査を受けていま
す。OnBaseの導入以前は、監査に必要な紙文書を検索するために数日を要していましたが、現在
は、監査は僅か2時間程度で終了することもあり、法令違反による罰金を懸念することもなくなり
ました。
Microsoft SharePoint®とOnBaseの統合によってお客様サービスを改善
コロラド州住宅金融支援機構の紙文書を中心としたこれまでのプロセスでは、お客様や融資取引
先に対して十分な対応ができないことがありました。
「OnBaseを使うことで、お客様や取引先へ
の対応を改善することができました。」とMueller氏は説明します。
「以前よりスムーズに業務を進
めることができるようになったことで、一般家庭や中小企業に対する貢献度を高めることができ、
コロラドの地域社会を発展させ、経済を強化することに繋がっています。」
サービスを向上するための取り組みの一環として、コロラド州住宅金融支援機構ではSharePoint
のポータルを導入しました。SharePointを利用することで、融資取引先はオンラインで必要な
OnBaseドキュメントを表示してローンの状態を確認することができます。コロラド州住宅金融支
援機構では、将来的にOnBaseとSharePointの統合をさらに強化し、既存の共有ディレクトリの
使用を完全に廃止する予定です。これら二つのアーキテクチャを連携させることで、コロラド州住
宅金融支援機構は、ソリューションの使い易さを維持しながら、業務プロセスを自動化し、ビジネ
ス・インテリジェンスを推進することに成功しました。
OnBaseを選定する理由
コロラド州住宅金融支援機構は、多数のプログラマーによる関与を必要とせずにOnBaseを導入
し、包括的なドキュメントソリューションを構築することができました。
「我々のIT部門は少人数の
小さな部門です。プログラミング言語には詳しくありませんが、OnBaseソリューションは組織全体
で大々的に展開し、全従業員が使用しているにもかかわらず、限られたスタッフでも十分に管理で
きます。」とMueller氏は述べています。ハイランドチームによるサポートとOnBaseのシンプルな
設定インターフェースによって、コロラド州住宅金融支援機構は総合的なエンタープライズシステム
を構築することができ、コロラド州の住民により良いサービスを提供できるようになりました。
time to make a difference.
現在利用している業務アプリケーションだけでは業務に必要なすべての情報を効率的に入手できない、
繰り返す単純作業に時間が取られてしまうなどの問題点を抱えていませんか?
OnBaseは、
これらの課題を解決して、文書管理やプロセス管理を向上させます。
詳細は、Hyland.com/Manufacturingをご覧ください。
©Hyland Software, Inc. All rights reserved.v0102.92.40-003229j
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