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年間150万ドルの - Hyland Software

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製造業
お客様事例
Berner Food and Beverage
大手食品・飲料メーカーがドキュメントマネジメント
ソフトウェアによって、年間150万ドルのキャッシュ
フローを増加
お客様の紹介
Berner Food and Beverage(以下Berner)は、良質な食品と飲料を自家ブランドで供給する
食品業界における優良企業です。65年以上家族経営を行ってきたBernerは、食品メーカー各社
の購買マージャーによって審査されるベスト・クラス・サプライヤーに過去8年間で7回選出され
ています。
「OnBaseの導入以来、人件費
と諸経費を毎年12万5千ドル
節約しています。
さらに、売掛金
回期間が38日から32日に短縮
され、1日に25万ドル、年間で
150万ドルのキャッシュフロー
の増加を実現しました」。
Berner Food and Beverage
最高情報責任者
Troy Grove
課題
Bernerでは、紙ドキュメントに起因する様々な問題を抱えていました。
まず、増え続ける紙ドキュ
メントを保管する十分なスペースがないこと、
また、手作業でドキュメントをファイルし情報が必
要になった場合、適切なファイルを探し回る無駄な作業に従業員の貴重な時間が費やされてい
るという問題がありました。
さらに、Bernerは分散している事業所間でファックスを主な手段と
してドキュメントを共有していましたが、
その作業は煩雑で、多くの時間を要していました。
「膨大な時間を紙ドキュメントの処理に費やしてきたことは、驚きにあたります。」
と最高情報責
任者、Troy Grove氏が説明します。
「多くのフォルダから情報を探し出すことは、面倒な作業で
あるだけでなく、時間を無駄に費やしていました」。
背景
課題
• 増加し続ける紙ドキュメントの保管
スペース不足
• 必要な情報の検索に時間を取られ、
業者へのサービスが悪化
• 事業所間のコミュニケーションにお
けるスピードの欠如
OnBaseの導入効果
• 売掛金回収期間を6日短縮し、150
万ドルのキャッシュフローの増加を
実現
• 人件費と諸経費を毎年12万5千
ドル節約
• OnBaseと既存のERPシステムの
統合によって、必要な情報へのアク
セスをリアルタイムで提供
Bernerはこれらの課題を解決するため、
ドキュメントマネジメントソフトウェアの選定作業を開
始しました。Grove氏とチームメンバーが新たなソリューションの構築にあたって重視したこと
は、
まず1つの部門で導入し、
その後、
しかるべき時期に企業全体に拡張できるソリューションを
選定することでした。
さらに、IT部門にとって管理がしやすく、
また、高額な費用を必要とするカス
タムプログラミングなしで既存のエンタープライズリソースプランニング
(ERP)アプリケーション
と統合させることが可能なことも重要な条件でした。Bernerは、数々のソフトウェアベンダーを
検討した後、OnBaseエンタープライズコンテンツマネジメント
(ECM)
ソリューションスイートを
認定ソリューションプロバイダであるHarvest Technology Groupを通じて選定しました。
ソリューション
OnBaseソリューションを最初に導入した買掛部門における実装は、わずか3週間で完了し、
Bernerは、6か月半という短期間で初期投資の完全回収を実現しました。
その後、Bernerは、
ソフトウェアの導入を売掛、品質、購買、保守、倉庫、販売、
およびコンプライアンスといった部門
へ拡張し、企業全体にOnBaseを導入しました。
財務部門で年間12万5千ドルを節約、売掛金回収期間を6日短縮
買掛プロセスは、購買部門でCDCソフトウェア社のRossエンタープライズERPを使用して注文
書を作成することから始まります。業者からの請求書や納品書は、ERPシステムで処理、
または紙
ドキュメントの状態で入手します。
これら3種類のドキュメントはすべて直接インポートするか、
ス
キャナを使用してOnBaseに取り込まれ、各ドキュメントの内容を確認する帳票突合プロセスを
経てドキュメント間の紐付けが行われます。
その後、関連する小切手が発行されると、OnBaseに
よってそれらも関連ドキュメントとして処理されます。
このようにドキュメント間の内容の突合せ
が自動的に行われ、素早く検索できるようになったことで、Bernerは人件費を10万6千ドル、紙
やトナーといった消耗品コストや紙ドキュメントの保管コストといった諸経費を1万9千ドル節約
することができました。
「OnBaseを使用することで、年間12万5千ドルを節約し、6か月半で完全に投資を回収するこ
「OnBaseは、IT面および業務面の
両方でメリットがあります。」
とGesin
氏が説明します。OnBaseを日常的
に使用する各部門では、業務がスム
ーズに進むようになりました。
その
一方で、OnBaseシステムは常に支
障なく稼働するため、IT部門での管
理に手がかかりません」。
Berner Food and Beverage
シニア・システム・アナリスト
Pam Gesin
とができました。」
とGrove氏は説明します。
「さらに、売掛金回期間が38日から32日に短縮さ
れ、1日に25万ドル、年間で150万ドルのキャッシュフローの増加を実現しました」。Bernerは資
金の増加に伴い、必要に応じて買掛債務回転日数を短縮する選択肢を得たことで、支払遅延に
対する罰金を回避するとともに早期支払に対する割引きを利用できるメリットを得ました。
買掛部門のサービスを向上させ、
より重要な業務に集中
買掛担当者は、
かつて業者から問い合わせを受けると、質問の詳細を紙に書き、関連ドキュメント
を探して回答を見つけるという手間のかかる作業を行っていました。OnBaseを使用するように
なった今では、必要な情報がすべて一か所に集約されているため、業者から最初に問い合わせ
が入った時点で情報にアクセスし、直ぐに回答することが可能になりました。
その結果、業者への
サービスが向上し、
より良い取引関係が築かれただけでなく、買掛担当者は、請求書の例外事項
への対応といったより重要な業務に集中することができるようになりました。
「物理的なファイルを使っていた頃は、時系列の検索しかできませんでしたが、OnBaseを使用
すると、5か所ある事業所で権限を持つユーザーであれば、請求書番号、業者名、
キーワードなど
の複数の条件で素早く必要なドキュメントを検索できます。」
とシニア・システム・アナリストであ
るPam Gesin氏が指摘します。
「欲しい情報が簡単に入手できるだけでなく、多くの従業員が同
時に同じ情報を閲覧できるため、
これまでのように情報が回覧されるまで待つ必要が無くなりま
した」。
ソフトウェア関連の問題が減少したことで、IT部門は業務上の課題解決への取り組みを強化
「OnBaseは、IT面と業務面の両方でメリットがあります。」
とGesin氏が説明します。
「OnBase
を日常的に使用する各部門では、業務がスムーズに進むようになりました。
その一で、OnBase
システムは常に支障なく稼働するため、IT部門での管理に手がかかりません。」OnBaseでは、
プログラムの不具合の解決に時間を取られることがないため、ITチームは業務プロセスの改善
や、OnBaseを他部門に導入することに専念することができます。
OnBaseを選定する理由
食品・飲料メーカーは、売掛金回収期間を短縮してキャッシュフローを向上させることで、財務の
健全化を図ることができます。OnBaseを利用すると、貴重な時間を紙ドキュメントの検索や処
理に費やす無駄を排除し、売掛・買掛業務の効率を著しく向上させることができます。OnBase
を導入したBernerでは、OnBaseの導入当時に比べて組織規模が3倍に拡大したにもかかわら
ず、請求書の支払い業務は今でもわずか1名の担当者が対応しています。
time to make a difference.
現在利用している業務アプリケーションだけでは業務に必要なすべての情報を効率的に入手
できない、繰り返す単純作業に時間が取られてしまうなどの問題点を抱えていませんか?
OnBaseがこれらの問題を解決して、文書管理やプロセス管理を向上させます。
That’
s the OnBase difference.
詳細は、Hyland.com/Governmentをご覧ください。
©Hyland Software, Inc. All rights reserved. v0102.50.11-003239J
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