●学習予定日：月日１章 ●学習日：月日第 1･1 上司に喜ばれた報告書上司に喜ばれるためのポイントを理解する社内文書としての報告書で、最もオーソドックスなのは「業務報告書」です。業務報告書は大きくつぎの２種類に分けられます。 ●定期的報告書日報、週報、旬報、月報、四半期報、期報、年報など ●不定期的報告書出張報告書、研修会・講習会参加報告書、調査報告書などこの報告書なかなかよくできているじゃないか！ホッ（１）青木さんの書いた月例報告書毎月、締め切りのくる月例報告書ですが、今回の月例報告書は、青木さんには、初めて書かされた時の緊張感のようなものがありました。というのは、新任の福田課長が提出する相手だったからです。「課長によって評価方法が違うからなあ。井手課長は、５Ｗ１Ｈにうるさかった。さて、福田課長の場合は、どのあたりに気をつけたらいいのか……」 “ ヤマ”をかけながら、青木さんはつぎのような月例報告書を作成しました。 2 C 2008 JMAM ○ 第１章喜ばれる報告書第１章 ○○○○年○月○日営業課長福田初殿営業課青木裕一月例業務報告書２月度の営業実績につきまして、下記のとおりご報告いたします。第２章記概況 ①売上実績（○○○○年２月）合計 1,000 万円 ②前月比 40％減少しているが、前年同月比では 30％増の数字を示しａ b ている。したがって、減少は季節的要因によるもので、むしろ、前 c 年同月比で増加している点が注目される。見通し４月∼５月の、いわゆる“五月病”の時期に焦点を絞れば、好調な売 d 第３章れ行きが期待できる。 e 所見以上から、ビジネス街、学生街へのセールス活動を強化したい。よって、当該地区の代理店・特約店に対するＰＲ・指導を早急に実施する必要があると思われる。 f 以上第４章報告書を見て福田課長は、「よくできているよ」と、ニッコリしました。福田課長の評価点１．具体的な数字が示されている（ａ、ｂ）。２．結果に対する考察がされている（ｃ）。３．見通し、所見は、意見、感想や希望と事実の別をはっきりとさせ、読み手に先入観を与える危険を慎重に避けている（ｄ、ｅ、ｆ）。４．全体としては簡潔な書き方で、一見してわかり、報告書としての基本を踏んでいる。（２）草地さんの書いた商品説明会出席報告書次期プリンタ購入の参考にと、江藤課長の指示で朝日電機の「フルカラー・ 3 C 2008 JMAM ○ ○○○○年○月○日総務課長江藤孝雄殿総務課草地良一朝日電機「フルカラー・プリンタ」説明会出席報告書標記の商品説明会に出席しましたので、ご報告いたします。記日時 ○○○○年○月○日（火曜日）、午後１時∼３時場所朝日電機東京会館中ホール目的当社の次期プリンタ購入の参考にするため。商品価格、性能を、他社データを含め、下記比較表に示す。所見 ①下記比較表の通り、朝日電機製プリンタの価格はＡ電器製プリンタ及びＢ商会製プリンタに比べ２∼３万円安い。 ②Ｃシステム製プリンタは朝日電機製プリンタより５千円安いが、印刷可能サイズがＡ３判までと、性能面で劣る。 ③性能面では、朝日電機、Ａ電器、Ｂ商会３社のプリンタは同等であるが、価格面では朝日電機製プリンタが同等な性能の３社の中で一番安く、性能、価格を総合的に判断すると、朝日電機製プリンタがもっとも優れているといえる。参考フルカラー・プリンタ比較表社名朝日電機 A 電器 B 商会 C システム価格 19 万円 21 万円 22 万円 18 万 5 千円 ①印刷可能サイズ / ハガキサイズから A2 判までフルサイズに対応・印刷可能サイズ（3 社共通） A3 判まで性能 ②カラー印刷 /8 倍速のハイスピード印刷速度（全社共通） ③オプション / ○○○用プリンタドライバを標準装備（全社共通）以上 4 C 2008 JMAM ○ 第１章喜ばれる報告書プリンタ」の説明会に出席した草地さんは、根がまじめなだけに、第１章「貴重な勤務時間と交通費を使って出かけたのだから、それに見合う報告書を書かなくては……」と、この一両日、文書読本や先輩諸氏が過去に作成した報告書を手にして大張り切りでしたが、ようやく納得のいく“作品”に仕上げて課長席にやってきました。「よし、朝日電機の『フルカラー・プリンタ』に決まりだ！」第２章江藤課長は、草地さんの報告書を読み終えると、上機嫌で叫びました。「おい、コーヒー飲みにいこう」報告書を手に、江藤課長は草地さんの返事も聞かずにエレベーターの方へ歩いていきました。“ 文書通 ”を自認するだけあって、評価点をじっくり本人に教授しようと考えたのでした。第３章江藤課長の評価点１．報告書の書き出しとして一般的に使われる「標記の」「標題の」「標題につき」といった表現が使われているのがよい。２．価格、性能を、複数の他社の機種と比較している。３．所見としては、以下の比較表から「次期購入機種の最有力候補にあげ第４章たい」だけで十分のはずだが、細かい比較データを示し、読み手がわざわざ分析する手間を省いて、完ぺきだ。注：本コースで扱う報告書などの例文は、提出日、宛て名、発信者名を除いて掲載しています。実際に報告書などを作成するにあたっては、この節の例のように、これらの形式を整えた形で作成してください。 5 C 2008 JMAM ○